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Assistant•e projet / production (H/F)

Intern / Student, Full-time · Paris
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Vos missions

Pour notre agence Française, basée à Paris,, nous recherchons un·e assistant·e projet / production (H/F) en stage (pas d’alternance) pour les 6 prochains mois, idéalement à partir de septembre, pour rejoindre notre équipe engagée, exigeante et bienveillante afin de participer à nos projets passionnants. 

Accompagné·e par l’équipe de direction projets et production, vous aurez l’opportunité de travailler sur tous nos projets, de la conception à la mise en œuvre terrain. 

Gestion de projet :

  • Accompagner l’équipe projet dans le suivi quotidien des client·es : comprendre leurs besoins, les reformuler en interne et contribuer à garantir leur satisfaction tout au long du projet

  • Coordonner les différentes personnes impliquées dans les projets : créatif·ves, production, planneur·euses stratégiques, agences partenaires, etc.

  • Mettre en place les outils utiles au bon déroulement des projets : plannings, ordres du jour, comptes rendus, etc. 

  • Suivre le bon avancement des projets et veiller au respect des délais et des budgets

  • Être en lien avec les client·es sur les aspects opérationnels

  • Participer à la rédaction des recommandations 

  • Participer à la rédaction des bilans (quantitatif et qualitatif)


Production :

  • Rédiger les cahiers des charges, rechercher les fournisseurs et participer aux appels d’offres

  • Rechercher et visiter des lieux/sites adaptés pour les événements

  • S’assurer du respect des délais, de la qualité des livrables et du suivi des budgets

  • Préparer les documents nécessaires aux équipes terrain (roadbooks, briefs)

  • Gérer les tâches administratives liées à la production (commandes, contrats, règlement des fournisseurs, justificatifs de dépenses CB...)

  • Réaliser des  veilles sur les innovations, la RSE et les tendances événementielles

  • Mesurer l’impact carbone des événements organisés


Votre profil

Compétences essentielles : 

Bonnes connaissances dans la communication, le marketing ou le commerce, maîtrise du pack office ou de l’environnement Google et niveau d’anglais correct (à l’aise dans une discussion informelle).


Compétences souhaitées : 

En cours d’études supérieures, idéalement bac +4/5 et avec une première expérience en agence ou sur des projets événementiels.


Qualités personnelles : 

Autonome, organisé·e et à l’écoute, vous êtes aussi débrouillard·e et appréciez le travail en équipe. Votre aisance relationnelle serait également un vrai atout pour contribuer efficacement à la gestion de projets.


Que vous ayez acquis vos connaissances par votre parcours scolaire, vos expériences professionnelles, du bénévolat, de l’associatif ou simplement par vos expériences personnelles, tous les parcours sont les bienvenus. Si vous vous reconnaissez dans tout ou partie de ces qualités, on a hâte de vous rencontrer !


PROCESSUS DE RECRUTEMENT

Entretien avec un référent production et un référent projet. Après l’entretien, vous aurez un retour et une réponse rapide. 

Nous sommes également à l’écoute des besoins spécifiques (accessibilité, aménagements, etc) afin de garantir à chacun·e une expérience de recrutement équitable et bienveillante.

Pourquoi OVAL?

CONDITIONS DE TRAVAIL

  • Gratification de stage selon les minimas légaux en vigueur (simulation ici : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/R40280)

  • Télétravail possible 2 jours par semaine après le temps d’intégration

  • Titres-restaurants Swile de 10€ par jour

  • Abonnement à une plateforme de bons plans : loisirs, sport, culture, vacances, etc

  • Forfait mobilité durable pour les trajets à vélo ou via des services de mobilité partagée

  • Bureaux agréables avec salle de sport, salle de sieste et intervenants inspirants hebdomadaires

  • Équipe bienveillante et engagée


NOTRE ENGAGEMENT POUR L’INCLUSION ET LA DIVERSITÉ

Chez OVAL, nous croyons que la diversité est une force et nous nous engageons à créer un environnement inclusif où chaque voix compte. Que vous soyez jeune, moins jeune, issu·e d’un milieu ou d’un autre, porteur·se d’un handicap ou non, vous auriez votre place à nos côtés. Ensemble, nous voulons mettre en œuvre des projets qui ressemblent vraiment à la société, et c’est en étant réellement diverse que nous serons les plus pertinent·e·s pour y arriver. 


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À propos de nous
Nous concevons des expériences qui laissent une impression durable. Depuis nos agences en Belgique, aux Pays-Bas, en France et en Allemagne, nous créons des expériences pour les employés, des expériences pour les consommateurs et les citoyens, et des expériences pour les entreprises. Avec plus de 120 personnes talentueuses à travers l'Europe, nous avons toujours une solution créative qui fonctionne. De la communication interne aux activations de marque et de la communication de fidélisation au marketing B2B.

Nous sommes convaincus que les relations humaines ont le pouvoir de transformer les marques et les communautés. En écoutant et en comprenant ce qui compte vraiment pour les gens, nous développons des solutions qui ajoutent de la valeur. Nous mettons l'accent sur l'empathie. Voir, sentir, faire et montrer. Nous sommes là pour faire une différence durable. Un peu d'empathie peut contribuer grandement à façonner le monde dans lequel nous vivons. C'est pourquoi nous sommes devenus B-Corp !
Your mission
You will join our French team under the supervision of the Director of the Production Division and Production Directors.

Your mission will be to:
  • Manage the client interface on operational points and participate in steering committees
  • Search for service providers, locations and all suppliers necessary for the implementation of projects
  • Production of supplier specifications and team briefs
  • Establish work schedules in pre-production and in the field
  • Manage production assistants
  • Design budgets and ensure budget monitoring of projects
  • Negotiate and carry out, in the best conditions, the purchases and contracts of engagement, co-production, insurance, various technical or service providers
  • Guarantee and optimize the expected gross margin of the operation
  • Ensure compliance with legal, regulatory and administrative constraints
  • Monitor the different phases of the project, ensuring compliance with the specifications and deadlines
  • Write and distribute meeting minutes
  • Supervise the realization of the layout plans of a decor / light / sound and the assembly of the technical file
  • Anticipate, assess, decide and intervene for any technical or organizational problem
  • Plan, organize and coordinate the work of dedicated teams in pre-prod (technical director, stage managers, logistics teams, etc.)
  • Recruit, brief, organize and coordinate the work of field teams as part of the productions entrusted to him
  • Control the administrative follow-up of the project, in particular customer invoicing and the management of down payments
  • Ensure the post-production of the project (credit card expenses, expense reports, payment of service providers, return of goods, etc.)
  • Ensure the implementation in the field of assembly to disassembly
  • Solve technical and practical problems during assembly, operation and dismantling of operations (presence at events)
  • Coordinate the various service providers involved according to the schedule and make any necessary adjustments
  • Organize logistical aspects (transport, catering, accommodation...)
  • Write reports (quantitative and qualitative)
Your profile
With a higher education Bac+4/5, you already have significant experience in an agency (5 to 8 years) and have good references for projects in events and digital. Expertise in audiovisual production would be a plus.

You want to join a human-sized agency to participate in a great professional adventure with a committed, demanding and caring team.

Your empathy, the quality of your communication and your sense of humor are the keys to your excellent interpersonal skills.
Your autonomy allows you to be reactive and take initiatives, essential qualities in a short structure.
You have a good network of partners or talents. You are curious and keep a regular watch on innovations in the sector and its news.
Rigorous and precise, you are concerned about irreproachable work.

You have a good level of English.
Mastery of Word, Excel, Powerpoint software as well as the Google suite is mandatory
Why OVAL?
  • Exchange program to spend a few days in one of our European offices;
  • Health insurance offering high levels of reimbursement
  • An annual bonus based on profits made by the group and/or our French branch;
  • A Swile card for lunch
  • Sustainable mobility package for the use of shared mobility services or for the use of a bicycle
  • Discounts on culture, sports, travel, leisure and shopping
  • Remote available 2 days a week
  • Committed and caring team
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About us
We design brand experiences that have a lasting impact. From our vibrant offices in Belgium, the Netherlands, France and Germany, we craft Employee Experiences, Consumer & Citizen Experiences and Business Experiences. With 120+ talented people spread across Europe, we’ve always got a creative solution that works. From Internal Communications to Brand Activations and from Loyalty Communications to B2B Marketing. 

We believe that human connections have the power to transform brands and communities alike. By listening and understanding what truly matters to people, we develop solutions that add value. With a focus on empathy. Seeing, feeling, doing and showing. We’re here to make a lasting difference. A little empathy can go a long way in shaping the world we live in. That’s why we’re on our way to become B-Corp - using business as a force for good.
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